Pengalaman Membuat Visa Schengen di Kedutaan Swiss lewat VFS

Tahun 2017 lalu saya bersama keluarga jalan-jalan ke Eropa, nah tahun 2020 ini saya jalan-jalan lagi ke Eropa namun bersama teman-teman. Oleh karena itu saya harus mengurus visa Schengen saya lagi. Kalau waktu itu saya mengurus visa Schengen di Kedutaan Perancis lewat TLS Contact, nah sekarang karena tujuan negara pertama saya ialah ke Swiss, jadi saya apply visa Schengen nya di Kedutaan Swiss lewat VFS.

Seperti yang sudah saya jelaskan di artikel saya sebelumnya mengenai visa Schengen, bahwa:

• Bila anda akan mengunjungi hanya satu negara Schengen, anda harus melamar di Kedutaan atau Konsulat negara tersebut.
• Jika Anda berniat untuk mengunjungi beberapa negara Schengen, Anda harus mengajukan permohonan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat di negara yang paling lama anda kunjungi atau dimana terdapat orang yang berhubungan dengan anda, tujuan utama perjalanan Anda (alasan bisnis di satu negara Schengen memiliki yuridiksi yang lebih besar daripada kunjungan wisata, keluarga atau kunjungan pribadi di negara bagian lain).
• Bila anda akan mengunjungi beberapa negara Schengen dan tinggal di negara-negara tersebut sama lamanya, anda harus melamar di Kedutaan atau Konsulat negara yang pertama anda kunjungi.

Rencana saya ialah ke Swiss, Austria, Czech Republic, dan Germany dengan masing-masing durasi 2 hari 2 malam. Karena durasi nya sama semua, oleh karena itu saya harus apply visa Schengen nya di Kedutaan Swiss. Nah, Kedutaan Swiss itu sudah menunjuk VFS sebagai agent resmi untuk mengurus visa Schengen nya. Jadi apply visa Schengen Swiss itu memang harus di VFS.

VFS itu sendiri ada di dua lokasi yang berbeda, yaitu di Kuningan City dan Lotte Shopping Avenue. Nah, VFS yang di Kuningan City khusus untuk Eropa, UK, dan US. Kalau VFS Lotte Shopping Avenue itu khusus untuk visa Jepang. Baca pengalaman saya membuat visa Jepang di VFS Lotte Shopping Avenue disini.

Sebenarnya dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk apply visa Schengen di VFS sama saja dengan yang dulu saya urus di TLSContact. Cuma bedanya dulu saya apply visa nya dengan jenis visa Private Visit, kalau sekarang pakai jenis visa Tourism. Bedanya ialah kalau Private Visit ada Surat Undangan dari institusi (waktu itu saya dapat dari Plum Village France), kalau Tourism itu cukup dengan Surat Keterangan Kerja saja (buat yang bekerja).

1. Daftar Dokumen

Dokumen yang dibutuhkan untuk apply visa Schengen Tourism yang VFS sudah share, silahkan cek disini. Namun seperti biasa, saya membuat list dokumen sendiri, untuk mempermudah membaca nya saja.

• Application Form

Untuk Application Form, bisa kita download sendiri kalau sudah memasukan data-data pribadi ke account VFS nya (liat prosedur nomor 3).

• Passport Baru & Passport Lama

Passport Lama tidak wajib dilampirkan sebetulnya. Waktu itu saat saya apply juga, saya tidak melampirkan Passport lama saya. Bahkan teman saya yang passport lama nya baru saja expired dan baru saja bikin passport baru (seminggu sebelum apply visa Schengen), passport lama nya itu ditolak oleh VFS nya. Katanya tidak usah dilampirkan. Agak bingung juga kok VFS malah mengembalikan Passport lama teman saya itu, padahal di list dokumennya tertulis disuruh bawa Passport lama.

• 2 Color Photos

Spesifikasi foto visa Schengen ialah fotonya tidak boleh lebih dari 6 bulan (ukuran 3.5cm x 4.5cm, bukan copy atau scanned picture). Fotonya harus berwarna dan background nya light (white or off-white). Kualitas fotonya harus bagus dan fokus nya ada di wajah. Memakai kertas foto. Harus full face, tidak senyum (tanpa kacamata, topi atau apapun yang menutup kepala, kecuali yang Muslim gitu kali ya). Fotonya juga harus ditempel di Visa Application Form.

Nah waktu itu saya print foto wajah saya doang, yang background nya putih, tapi ambil dari selfie kamera HP doang. Di print di kertas foto. Saya pikir mungkin bisa lolos, eh ternyata ga boleh sama VFS nya. Karena kualitas gambar nya kurang bagus, ada garis-garis nya gitu. Jadi saya harus ambil foto langsung di VFS nya. Bayar Rp45.000, sama seperti waktu bikin visa Jepang kemarin.

• Tiket Pesawat PP

Ini adalah tiket pesawat PP dari Jakarta ke Swiss nya. Waktu itu saya beli di Traveloka murah banget, cuma 5,5jt PP loh. Makanya langsung beli. Saya melampirkan tiket pesawat saya yang asli kali ini, tidak seperti dulu dimana saya melampirkan tiket pesawat bayangan.

• Tiket Kereta/Bus di dalam Eropa

Kita juga harus melampirkan tiket kereta/bus/pesawat selama berada di dalam Eropa. Jadi kedutaan itu harus tau itinerary kita dari mana mau ke mana, naik apa, tinggal dimana, harus jelas semuanya. Jadi sebelum mengurus visa Schengen, saya dan teman-teman mengurus pembelian tiket kereta/bus di dalam Eropa nya dulu. Lagipula kalau beli tiket kereta/bus jauh-jauh hari jauh lebih murah dibanding udah mau deket hari H.

• Bukti Bayar Hotel/Airbnb

Seperti yang sudah saya jelaskan di poin sebelumnya, kedutaan harus tau dengan jelas kita tinggal dimana saja selama di Eropa. Jadi sebelum mengurus visa Schengen, saya dan teman-teman mengurus booking hotel/airbnb selama di Eropa juga.

• Travel Itinerary

Karena kedutaan itu sangat detail terhadap itinerary, saya pun membuat travel itinerary sedetail mungkin dan dengan bukti yang asli dan benar juga. Ini travel itinerary saya yang sebenar-benarnya selama di Eropa nanti.

• Asuransi Perjalanan

Kalau dulu saya memilih memakai asuransi Allianz yang full cover selama di Eropa, nah sekarang saya hanya memakai asuransi yang hanya untuk kepentingan membuat visa Schengen saja. Saya memakai asuransi Simasnet yang Schengen Basic nya, karena harganya jauh lebih murah.

Untuk Kalau Allianz full cover itu harganya 500rb untuk 12 hari, kalau Simasnet yang Schengen Basic harganya Rp137.500 untuk 11 hari. Ditambah waktu itu Traveloka ada diskon Travel Insurance, jadi harga Simasnet Schengen Basic nya cuma 55rb saja per orang untuk 11 hari. Harga asuransi itu berbeda-beda tergantung jumlah hari dan plan nya.

• Rekening Koran 3 bulan terakhir

Kedutaan akan cek transaksi kita selama 3 bulan terakhir. Apakah saldo nya mencukupi? Minimum saldo untuk visa Schengen Swiss ialah 100 CHF (atau sekitar 1,4jt) per hari. Kalau perginya 10 hari, berarti saldo minimum nya ialah 14jt. Jadi selama 3 bulan terakhir harus ada dana mengendap sebesar minimum 14jt. Tidak boleh ada dana dadakan gitu. Ini juga harus dana cash (saldo di tabungan), tidak boleh dalam bentuk deposito atau apapun ya.

• Surat Keterangan Kerja

Karena saya dan semua teman-teman itu bekerja jadi harus melampirkan Surat Keterangan Kerja. Ini tinggal minta aja ke HRD perusahaan masing-masing. Yang pasti surat ini harus berbahasa Inggris dan di dalam surat ini harus menerangkan bahwa perusahaan sudah mengijinkan untuk liburan ke Eropa dari tanggal sekian sampai sekian. Selain itu harus ada statement bahwa perusahaan menjamin kita untuk pulang lagi ke Indonesia setelah trip selesai. Surat ini di ttd oleh HRD dan ada cap perusahaannya juga.

• Business Card

Buat yang sudah bekerja pasti punya business card kan. Ini harus dilampirkan juga. Kecuali mungkin buat yang baru saja pindah kantor atau baru bekerja, jadi belum punya business card mungkin tidak apa-apa tidak melampirkan juga.

• Slip Gaji 3 bulan terakhir

Slip Gaji ini minta ke HRD perusahaan masing-masing. Saya rasa slip gaji akan dicocokkan juga dengan rekening koran 3 bulan terakhir nya. Apakah nominal gaji segitu akan masuk ke dalam rekening kita selama 3 bulan terakhir ini atau tidak.

• Kartu Keluarga

• Akta Lahir

• KTP (Copy)

• Surat Konfirmasi

Jadi setelah daftar online untuk janji bertemu / appointment (prosedur nomor 4), kita akan dikirimkan Surat Konfirmasi dari VFS nya yang menyatakan bahwa kita sudah membuat janji temu jam sekian di VFS untuk penyerahan dokumen. Surat Konfirmasi ini harus diprint dan dibawa saat penyerahan dokumen.

2. Buka Akun VFS

Karena saya sudah pernah membuat akun di VFS saat apply visa Jepang, saya tinggal login saja ke akun VFS saya. Tapi yang menyebalkan ialah entah kenapa sistem login di VFS itu sering banget error. Jadi saya sering banget harus login ulang terus menerus, sampai forgot password dll.

3. Application Form

Setelah masuk ke akun VFS, kita bisa isi Application Form secara online, disini. Setelah memasukan semua informasi pribadi, kita tinggal download saja Application Form nya, lalu di print. Jadi kita tidak usah download Application Form yang kosong gitu. Ini memudahkan kita dalam mengisi Application Form.

Tapi ini juga sistem nya suka menyebalkan, yang paling saya temui ialah Link Invalid, atau Have Been Login Before Please Logout. Saya pun jadinya harus clear browsing data, cookies and other sites data, baru bisa login lagi di akun VFS nya.

4. Daftar Online untuk Janji Bertemu (Appointment)

Setelah confirm seluruh informasi pribadi, selanjutnya kita membuat janji bertemu atau Appointment. Kita bisa memilih tanggal dan waktu yang lagi available. Pastikan tanggal kamu submit itu dalam jangka waktu 90 hari sebelum keberangkatan. Eh tapi per Februari 2020 ini katanya bisa apply visa Schengen 180 hari (6 bulan) sebelum keberangkatan. Harus cek ke VFS nya lagi untuk memastikan hal ini. Waktu itu saya dan teman-teman memilih appointment tanggal 21 Januari 2020 jam 09:50-10:00.

5. Persiapkan dokumen-dokumen untuk lamaran aplikasi visa

Semua dokumen yang ada di point nomor 1, disiapkan semua untuk dibawa pada saat penyerahan aplikasi sesuai dengan tanggal dan waktu yang telah dipilih sebelumnya.

6. Penyerahan Aplikasi

Waktu itu tanggal 21 Januari 2020 jam 09:40, saya sudah datang di VFS Kuningan City. 10 menit sebelum janji temu sudah diperbolehkan masuk ke dalam. VFS yang di Kuningan City itu mengurusi aplikasi visa Schengen, UK, dan US. Jadi begitu masuk, kita harus kasih tau ke security mau apply visa ke negara mana. Nah, kalau khusus Switzerland ada ruangannya tersendiri. Ruangannya berada di dekat pintu masuk. Begitu masuk langsung belok kanan saja.

Untuk masuk ke dalam ruangan ini, tidak diperbolehkan membawa laptop. Kalau bawa laptop harus dititipin di depan dengan kena charge sebesar Rp22.000. Untung saya memang tidak bawa laptop, jadi tidak kena charge. Tapi teman saya ada yang bawa, dan kami sebelumnya tidak tahu kalau laptop itu tidak boleh dibawa dan sampai kena charge. Jadi ini pelajaran kalau ke VFS Swiss itu jangan bawa laptop.

Setelah barang diperiksa, saya mendapat nomor antrian. Lalu masuk ke dalam ruangan VFS Swiss. Ada 1 teman saya yang sudah datang, sambil menunggu teman-teman yang lain juga. Kami saling cek dokumen, takut ada yang kurang. Saat saya dipanggil, saya menyerahkan dokumen-dokumen tersebut.

Hal pertama yang dikomenin ialah foto. Ya, saya harus foto ulang dengan membayar Rp45.000 di photo booth VFS, karena hasil foto saya itu kurang bagus. Ya at least, foto di VFS Swiss ini lebih ok dibanding VFS Jepang. Karena disini memakai foto booth, lebih proper gitu kan. Sedangkan di VFS Jepang cuma pake HP saja.

Setelah foto selesai, saya kembali ke counter penyerahan dokumen saya tadi. Lalu menyerahkan foto nya ke si mba nya. Dia sudah selesai cek dokumennya, dan memastikan itinerary saya selama di Eropa juga. Dia juga menyuruh saya untuk mengisi bagian yang kosong di Application Form. Jadi ada yang belum ditulis di Application Form, yaitu penginapan di Swiss nya. Nama penginapan, alamat, dan contact person orang penginapannya. Setelah mengisi itu dan menandatangani dokumen, saya pun sudah selesai penyerahan dokumennya. Tidak ada sesi tanya jawab atau apa sih.

7. Pengambilan Biometrik/Sidik Jari

Walau saya tahun 2017 lalu sudah pernah mengambil Biometrik / Sidik Jari, tapi saya tetap disuruh mengambil Biometrik saat apply visa Schengen di VFS ini. Jadi setelah penyerahan aplikasi selesai, saya disuruh menunggu sebentar untuk pengambilan biometrik. Hanya menunggu beberapa menit, saya pun dipanggil dengan nomor antrian yang sama untuk masuk ke ruangan pengambilan biometrik ini.

Begitu masuk, saya langsung duduk untuk pengambilan biometrik. Lalu saya juga difoto dengan menggunakan DSLR. Kalau di TLSContact dulu foto yang dipakai di visa Schengen saya ialah foto saat pengambilan biometrik ini. Teman saya juga ada yang foto di Photo Studio gitu sebelumnya, dan itu foto yang dilampirkan untuk apply visa Schengen. Tapi yang muncul di visa Schengen teman saya malah yang pas diambil di VFS nya.

8. Pembayaran Biaya Visa dan Biaya Jasa

Sebetulnya saya harusnya bayar visa nya dulu, baru ambil biometrik. Tapi karena di VFS ini hanya menerima pembayaran cash, jadi kata si mba nya ambil biometrik dulu aja baru bayar. Akhirnya setelah pengambilan biometrik selesai, saya dan teman-teman (kami semua tidak membawa uang cash) mengambil uang di ATM dulu.

Biaya visa Schengen saat bulan Januari 2020 itu masih harga lama yaitu 60 Euro (Rp980.000) dan biaya jasa VFS ialah sebesar Rp260.000. Jadi total biaya nya ialah Rp1.240.000. Per bulan Februari 2020 ini harga visa Schengen sudah naik jadi 80 Euro (Rp1.270.000). Biaya jasa VFS juga naik jadi Rp271.000. Jadi total biaya visa Schengen saat ini ialah Rp1.541.000. Lumayan kan bedanya Rp301.000. Untung saja kami pergi nya pas April 2020, jadi kami bisa apply visa saat bulan Januari 2020 😀

Kalau dibandingkan dengan TLSContact, biaya visa Schengen di VFS ini lebih murah. Saya cek di page nya TLSContact itu saat ini biaya visa nya Rp1.195.800. Biaya jasa TLSContact nya Rp360.000. Jadi totalnya ialah Rp1.555.800.

9. Pengembalian Passport dari Kedutaan

Saya tidak menyangka proses aplikasi visa Schengen Swiss di VFS ini sangat cepat. Jadi tanggal 21 Januari 2020 itu saya apply nya, lalu tanggal 22 Januari 2020 dokumen saya sudah ditransfer ke Kedutaan Swiss, tanggal 23 Januari 2020 sudah diapprove oleh kedutaan Swiss dan sudah bisa langsung diambil Passport nya. Padahal kata VFS proses aplikasi visa Schengen ini membutuhkan waktu sekitar 15 hari kerja.

10. Pengambilan Passport di VFS Kuningan City

Saya baru ngeh bisa diambil Passport nya itu tanggal 24 Januari 2020, karena teman saya sudah ada yang mendapat Passport nya di rumah (dia memilih memakai jasa pengiriman dokumen dengan membayar Rp50.000). Kalau teman saya itu ternyata ditolak dong! 🙁

Sedih banget sih mendengar teman saya visanya ditolak. Saya pun langsung ke VFS untuk mengambil Passport saya dan sekalian tanya kenapa visa teman saya ditolak. Kalau saya sih cukup yakin visa saya diterima. Oh ya, kalau mau tracking status visa Schengen di VFS bisa cek disini.

Pengambilan Passport di VFS itu hari Senin-Jumat dari jam 1-3 sore. Jam 1 teng, saya langsung masuk ke VFS Swiss. Saya membawa bukti bayar yang saya terima dari VFS tanggal 21 Januari kemarin. Lalu orang VFS nya memberikan sebuah amplop besar yang berisi Passport saya yang sudah ada visa Schengen nya dan ada semacam notes dari Kedutaan Swiss.

Saya juga tidak lupa menanyakan ke orang VFS itu kenapa ada 1 teman saya yang ditolak visa nya. Saya dan semua teman-teman yang lain di approve visa nya. padahal dokumennya sama semua, dan kami juga berangkat bareng-bareng. Dia bilang dia juga tidak tahu mengenai itu, harus tanya ke Kedutaan Swiss nya dan mungkin bisa coba ajuin banding.

Karena saya cek di Google, Kedutaan Swiss itu jam buka nya cuma dari jam 9-12 siang saja hari Senin-Jumat, jadi akhirnya teman saya yang visanya ditolak itu harus menunggu sampai hari Senin jam 9 baru bisa telp ke Kedutaan Swiss. Kami pun langsung menduga-duga kemungkinan ditolaknya visa teman saya ini. Antara karena saldo tabungan, atau karena Surat Keterangan Kerja. Karena cuma 2 dokumen itu saja yang berbeda, sisanya dokumen kami ya sama semua.

Jadi teman saya ini saldo tabungannya cuma ada 9jt saja. Dia banyak simpen di deposito soalnya. Deposito nya belum cair saat pengajuan visa ini. Waktu itu sempat khawatir sih memang, 9jt untuk 9 hari di Eropa cukup atau tidak. Kalau berdasarkan Kedutaan Belanda yang mengatakan 34 euro per hari sih cukup. Eh tapi ternyata Kedutaan Belanda dan Swiss itu mungkin berbeda minimum saldo nya. Kalau dipikir-pikir wajar sih, secara Swiss itu kan emang negara termahal di Eropa, jadi saldo minimum nya juga lebih besar.

Kalau Surat Keterangan Kerja teman saya ini ternyata tidak mencantumkan statement bahwa perusahaan menjamin dia akan pulang ke Indonesia lagi. Saya dan teman-teman saya lain yang diapprove, semuanya ada statement ini di surat keterangan kerja. Tapi 1 teman saya ini tidak ada. Jadi saya pikir mungkin ini salah satu penyebab ditolaknya.

Daripada menduga-duga, akhirnya hari Senin dia telp ke Kedutaan Swiss untuk konfirmasi dan menanyakan solusi nya. Menurut kedutaan Swiss, kemungkinan besar itu karena saldo tabungannya. Karena untuk Swiss, saldo minimum nya ialah 100 CHF per hari. Ini harus saldo cash, tidak boleh dalam bentuk deposito. Karena saldo teman saya cuma 9jt, ya wajar kalau ditolak. Kalau mau ajuin banding juga ternyata ada biaya nya sebesar 1jtan gitu. Kurang lebih harganya mirip dengan ajuin visa baru lagi.

Akhirnya teman saya ini ajuin visa lagi di tanggal 30 Januari 2020, mumpung harga visa belum naik. Saldo di tabungannya dia sudah banyak saat itu, yang pasti lebih dari 15jt. Surat keterangan kerja juga sudah dia perbaiki. Dokumen lainnya tidak ada yang diubah. Cuma itu saja.

Lalu tanggal 4 Februari 2020, passport nya sudah bisa diambil. Kali ini dia meminta saya untuk mengambil Passport nya biar ga kena charge 50rb lagi. Untuk mengambil Passport teman saya, harus ada Authorization Letter yang di ttd oleh teman saya, fotokopi KTP teman saya, bukti bayar visa teman saya (tapi waktu itu teman saya cuma kasih lewat WA), jadi itu semua saya print dan saya kasih ke orang VFS nya.

Begitu sampai sana, saya juga deg-degan tidak sabar mau membuka passport teman saya. Akhirnya visa teman saya diapprove! Tapi ternyata kalau mau ambilin passport teman itu, saya juga harus melampirkan fotokopi KTP saya (saya pikir boleh menunjukkan original nya aja). Lalu karena bukti bayar nya juga bukan yang asli, jadi kata orang VFS nya, visa teman saya itu harus di scan dan dikasih ke orang VFS sekalian bersamaan dengan fotokopi KTP saya. Akhirnya saya balik ke kantor untuk scan visa teman saya dan fotokopi KTP saya.

Setelah semua selesai, kami semua lega. Akhirnya kami semua bisa tenang berangkat ke Eropa bulan April 2020 nanti. Walau teman saya jadinya harus membayar double untuk visa. Yang penting kami semua jadi berangkat ke Eropa, lagian tiket pesawat, bus, kereta, penginapan, travel insurance semua sudah dibeli.

See you soon again, Europeeee~ 😀

Related posts:

Pengalaman Membuat Visa Schengen di Kedutaan Perancis lewat TLSContact Pengalaman Membuat Visa Taiwan secara Gratis (Indonesia) Pengalaman Membuat Visa Korea Selatan Pengalaman Membuat Visa Jepang dengan Passport biasa